FAQ Magistra - Software per la gestione del laboratorio di farmacia

Domande più frequenti sul programma Magistra, il software per la gestione del laboratorio di farmacia:

Sostanze
01. Come posso ricercare una sostanza ?
Il software Magistra ha un archivio di oltre 5000 sostanze memorizzate.
Ogni sostanza per essere utilizzata deve essere codificata all'interno del programma.

Per controllare la presenza di una sostanza o per accedere all'"Archivio delle Sostanze" cliccare sul bottone "Sostanze" nella schermata principale del programma.

Cliccare sul bottone "Ricerca" e nella finestra successiva "Ricerca Prodotto" inserire il nome della sostanza da ricercare nella casella "La sostanza da cercare contiene".
- cercare il testo inserito in modo che compaia nella parte iniziale della descrizione ( nome della sostanza );
- cercare che il testo sia contenuto in una qualsiasi parte della descrizione ( nome della sostanza ).
Impostato il criterio e cliccando sul bottone "Ricerca" nella griglia sottostante "Risultati della Ricerca" appariranno i risultati:

se la sostanza desiderata è presente, cliccare due volte su di essa con il tasto sinistro del mouse per aprire la relativa scheda e consultarne le informazioni;
se la sostanza non è presente o la griglia risulta vuota, vuol dire che non è codificata all'interno del programma.

Per codificare una nuova sostanza consulture la domanda n. 3 oppure la sezione "Sostanze" della "Guida Multimediale".
02. Nella griglia "Risultati della Ricerca" cosa significano la lettera D, S o P accanto alle sostanze?
- la lettera D indica la denominazione ufficiale utilizzata all'interno del programma (il nome principale della sostanza);
- la lettera S indica il sinonimo della sostanza;
- la lettera P indica un sinonimo della sostanza inserito dall'utente.
03. Come posso inserire una nuova sostanza ?
Prima di codificare una nuova sostanza, consigliamo di verificare se questa non sia già presente nell' archivio del programma (consultare Domanda n. 1).
Nel caso in cui la ricerca non restituisca nessun risultato o tra le sostanze proposte non è presente quella ricercata, per codificare una nuova sostanza cliccare sul bottone "Nuovo" nella finestra "Archivio Sostanze" .
- la descrizione della sostanza ovvero il nome della sostanza nella casella "Descrizione";
- l'unità di misura nella casella "Unità di Misura".
Terminato l'inserimento della nuova sostanza cliccare sul bottone "Registra".
04. Come posso inserire la quantità di una sostanza ?

Per inserire le quantità delle sostanze Magistra utilizza una gestione avanzata dei lotti.
Per ogni sostanza si possono caricare gli ordini effettuati ai vari fornitori (LOTTI) e per ogni LOTTO di sostanza acquistata si possono inserire la quantità, il prezzo, la data di scadenza della sostanza etc etc. tutte le informazioni riguardanti l'acquisto della sostanza.

Per approfondire questo argomento consigliamo di leggere la sezione LOTTI di questa FAQ oppure la sezione Lotti della "Guida Multimediale".

05. Come mai non c'è il prezzo della sostanza ?

Il prezzo di costo di una sostanza può essere inserito nella casella "Prezzo Costo Memorizzato" nella relativa scheda.
Il valore da inserire è il prezzo per U.M. escluso IVA: il programma si occuperà di raddioppiarlo e aggiungergli l'IVA al momento della tariffazione della sostanza.
Le sostanze presenti nel T.N. hanno già preimpostato un prezzo di vendita.
Il programma permette di gestire in maniera più avanzata i prezzi e le quantità con la gestione dei lotti.

Per approfondire questo argomento ti consigliamo di leggere la sezione LOTTI di questa FAQ oppure la sezione Lotti della "Guida multimediale".

06. Come posso cancellare una sostanza ?

È possibile cancellare solo le sostanze codificate dall'utente (quelle con codice numerico da 80000 in poi) e solo quelle che non sono mai state utilizzate in formulazioni, preparazioni o lotti.

Dopo aver selezionato la sostanza da eliminare (vedi domanda 1), nella finestra "Archivio Sostanze" cliccare sul bottone "Cancella" e confermare l'operazione.
Lotti
01. Cosa si intende per lotto in Magistra ?

Con il termine Lotto si intende la registrazione di tutti i dati ( fornitore, produttore, quantità acquistata, prezzo di costo, data di scadenza, numero certificato d'analisi, controlli eseguiti etc. ) che fanno riferimento all'acquisto di una sostanza e ai quali viene assegnato un numero progressivo ( o numero di lotto ).

I Lotti sono visualizzabili nel registro Materie Prime.

02. Come caricare il lotto di una sostanza nel registro Materie Prime ?
- Premere il bottone "Carica" dalla scherma principale del programma;
- Cliccare sul bottone "Materie Prime" e poi su "Nuovo".
Vi consigliamo di consultare il video "Caricamento di un lotto di una sostanza" nella sezione LOTTI della "Guida Multimediale".
03. Come posso ricercare il lotto di una sostanza?
Per effettuare la ricerca di un lotto cliccare sul bottone "Materie Prime".
- Anno (solo i lotti inseriti in uno specifico anno oppure in un intervallo di anni - es. 2013-2015 );
- Numero Lotto (solo i lotti corrispondenti al numero inserito oppure in un intervallo di numeri );
- Fornitore ( i lotti acquistati presso un fornitore );
- Distributore ( i lotti acquistati presso un distributore );
- Codice Sostanza ( solo i lotti di una specifica sostanza - es. tutti i lotti caricati di acido borico );
- Data Arrivo ( i lotti arrivati in uno specifico giorno oppure in un intervallo di tempo -es. DA 01/01/2016 A 31/03/2016-);
- Data Rititolazione ( i lotti con una specifica data di rititolazione oppure in un intervallo di date );
- Data Ultimo Utilizzo ( i lotti con una specifica data di ultimo utilizzo oppure in un intervallo di date );
- Stato ( i lotti con stato Attivo A, Parcheggio P o Esaurito E).
Inserito uno o più criteri di ricerca cliccare sul bottone "Filtro": verranno visualizzati nella griglia "LISTA LOTTI" solo i lotti che soddisfano i criteri impostati.

Per azzerare i criteri di ricerca cliccare il bottone "Reset Filtro".
04. Come si cambia la giacenza / la data di scadenza / il prezzo di un lotto di una sostanza ?

Aprire il "Registro Materie Prime" cliccando sul bottone "Materie Prime", ricercare il lotto da modificare, eventualmente applicando un filtro ( consultare domanda n. 3 ).
Cliccare sul lotto da modificare e poi sul bottone "Modifica": comparirà la finestra "MODIFICA Lotto".
Modificare l'informazione da correggere (quantità disponibile per la giacenza, data di rititolazione per la data di scadenza, prezzo di costo a g per il prezzo d'acquisto del lotto) e confermare l'aggiornamento cliccando sul bottone "Registra"

Vi consigliamo di consultare il video "Ricerca e modifica di un lotto" nella sezione LOTTI della "Guida Multimediale".

05. Vorrei eliminare alcuni lotti che sono scaduti: come posso fare ?

É possibile cancellare solo l'ultimo lotto memorizzato.

Aprire il "Registro Materie Prime" cliccando sul bottone "Materie Prime"; cliccare sul bottone "Cancella" e alle 2 richieste di conferma cancellazione cliccare sul bottone "OK".

Per rendere un lotto NON disponibile (Esaurito) è possibile azzerare la giacenza dello stesso impostando la casella "Quantità Disponibile" a 0 (zero). ( consultare domanda 4 ).

06. Quale prezzo devo inserire nel lotto ?

Il prezzo da inserire deve essere quello di acquisto escluso IVA.

07. Nella griglia "LISTA LOTTI" cosa vogliono dire le lettere "A", "P" e "E" nella colonna "STATO"?

Lo stato "A" indica i lotti "ATTIVI", ovvero quelli da cui verrà scaricata la quantità di sostanza utilizzata in fase di allestimento della preparazione;
Lo stato "P" indica i lotti in "PARCHEGGIO", ovvero quelli che verranno utilizzati dal programma quando quello "ATTIVO" verrà esaurito;
Lo stato "E" indica i lotti "ESAURITI", ovvero quelli che hanno una quantità disponibile uguale a 0.
Formule
01. Cosa si intende per formulazione in Magistra ?

Per formula si intende la composizione (sostanze impiegate e relative quantità) e le informazioni (forma farmaceutica, tipo di tariffazione, frasi in etichetta etc.) relative ad un prodotto o una ricetta allestibile in laboratorio.

02. Come si crea una cartella per salvare le formule ?

Per creare una cartella che contenga le formule personalizzate o quelle più utilizzate, cliccare sul menù "Formule" e sulla voce "Cartelle".
Nella finestra successiva cliccare sul bottone "Nuovo", digitare il nome della cartella nella casella "Nome Cartella" e premere sul bottone "Registra".
I bottoni "Modifica" e "Cancella" possono essere utilizzati solo per le cartelle create dall'utente e non per quelle precaricate nel programma.

03. Come si inserisce una nuova formula ?
- Premere il bottone "Nuova" sulla barra delle scorciatoie;
- Cliccare sul menù "Formule" e successivamente sulla voce "Nuova Formula"
04. Come si allestisce una formula / come posso stampare un foglio di lavorazione / come posso stampare un etichetta ?

Vi consigliamo di consultare la Guida Multimediale e visualizzare nella sezione "Formule" i filmati "Allestimento di una formula (parte 1 e parte 2)".

05. Come si salva una formula ?

Dopo aver registrato tutte le sostanze e le informazioni riguardanti la formulazione, cliccare sul bottone "Chiudi";
alla domanda "ATTENZIONE! Vuoi Memorizzare la Formula su Disco?" cliccare sul bottone "OK".

Nella finestra "Registrazione Formula" selezionare la cartella dove memorizzare la formula;
inserire il nome della formula nella casella "Nome Nuova Formula" ed eventualmente assegnare anche un sinonimo alla formula nella casella "Altro Nome Formula".
Per confermare il salvataggio cliccare sul bottone "Registra".

06. Come si apre una formula memorizzata ?

Per aprire una formula, cliccare sul bottone "Apri" sulla schermata principale:

nella finestra "ARCHIVIO FORMULE" selezionare la cartella dove risiede la formula, cliccare sul nome della formula desiderata e premere il bottone "Apri".

07. Come si rinomina o si sovrascrive una formula ?

Eseguite le modifiche sulla formula, cliccare sul bottone "Chiudi";
Alla domanda "ATTENZIONE! Vuoi Memorizzare la Formula su Disco?" cliccare sul bottone "OK".
Nella finestra successiva, selezionare la voce "Sovrascrivi Formula" ed eventualmente inserire il nuovo nome nella casella "Nome Nuova Formula".
Cliccare sul bottone "Registra" per salvare le modifiche.

08. Come si elimina una formula ?

Si possono cancellare solo formule memorizzate dall'utente. Quelle precaricate nel programma MAGISTRA sono protette e non è possibile cancellarle.

Per eliminare una formula, cliccare sul bottone "Apri" sulla schermata principale: nella finestra "ARCHIVIO FORMULE" selezionare la cartella dove risiede la formula da cancellare, cliccare sul nome della formula, premere il bottone "Cancella" e confermare le domande successive cliccando sul bottone "OK".

09. Come si modifica una sostanza presente in una formula ?
Aprire la formula da modiifcare, selezionare la sostanza e cliccare sul bottone "Modifica".
- · sostituire con un'altra sostanza inserendo il codice o una parte del nome della nuova sostanza;
- · modificare l'unità di misura, la quantità presente, il prezzo di costo ed l'eventuale lotto dai cui la sostanza verrà scaricata.
Eseguite le modifiche, premere il bottone "Registra Componente" per confermare.
La formula modificata può essere salvata e sovracritta.
10. Perché la data di scadenza di una formula è così vicina ?

È probabile che tra le sostanze inserite ce ne sia qualcuna che non ha nessun lotto caricato o nessuna data di scadenza.
In questo caso, MAGISTRA imposta la data di scadenza in automatico a 30 giorni.

11. Cosa rappresenta l'informazione "Validità calcolata (lotti)" ?
L'informazione "Validità calcolata (lotti)" viene utilizzata dal programma per indicare all'utente qual è la data di scadenza calcolata secondo quanto riportato sulla normativa vigente.
- tipo di tariffazione - ad es per le capsule max 6 mesi
- la presenza dei lotti per ogni sostanza inserita:
  - se non è presente un lotto o una data di scadenza il software imposta in automatico 30 gg. nel campo "Utilizzare entro" e l'informazione "Validità calcolata (lotti)" viene sostituita con la scritta in ROSSO "Mancano lotti e/o data rititolazione.";
  - se sono presenti i lotti di tutte le sostanze, viene ricercato quello con data di scadenza più vicina,
12. Come mai non c'è il prezzo della sostanza ?

Il prezzo della sostanza non è presente se non è disponibile almeno un lotto ( consulare sezione LOTTI di questa FAQ ) oppure se non è mai stato inserito un prezzo di costo per la sostanza in questione ( consultare la sezione SOSTANZE di questa FAQ ).

13. Qual è la differenza tra formula e preparazione ?

Per formula si intende la composizione (sostanze impiegate e relative quantità) e le informazioni (forma farmaceutica, tipo di tariffazione, frasi in etichetta etc.) relative ad un prodotto o una ricetta allestibile in laboratorio;
per preparazione si intende l'insieme delle informazioni del prodotto che è stato effettivamente allestito ("preparato") in laboratorio e registrato sul programma;
oltre alle informazioni della formula, Magistra, memorizzando la preparazione, assegna un numero di lotto ( con l'opzione "Copia Registro" selezionata ) ed, eventualmente, tiene traccia di tutti i lotti delle sostanze impiegate ( con l'opzione "Scarico Magazzino" selezionata ).

Una formula può essere usata per allestire più preparazioni, mentre una preparazione è da considerare lo storico di un prodotto o ricetta allestito con i relativi prezzi, lotti utilizzati e/o riferimenti al paziente cui è destinata.

Un esempio pratico che può essere più comprensibile è quello di considerare la formula come una ricetta presente su un libro di cucina, dove sono indicate tutte le informazioni relative a ingredienti, quantità da utilizzare, tempi di cottura etc. per preparare un determinato piatto, mentre la preparazione può essere associata all'effettiva realizzazione di tale pietanza annotando tutti i passaggi e le relative informazioni.
Preparazioni
1. Qual è la differenza tra formula e preparazione ?

Consultare la domanda n. 13 della sezione "FORMULE".

2. Dove posso trovare tutte le preparazioni che ho memorizzato?

Cliccare sul bottone "Preparazioni" dalla schermata principale del programma, verrà visualizzata la finestra "Selezione Registro Preparazione" che conterrà la lista delle preparazioni registrate.

3. Come posso ricercare una preparazione?

Nella finestra "Selezione Registro Preparazione" (vedi domanda n. 3) è possibile utilizzare la sezione filtri per effettuare delle ricerche.
Inserito uno o più criteri cliccare sul bottone "Filtro": verranno visualizzati nella griglia "LISTA PREPARAZIONI" solo le preparazioni che soddisfano i criteri impostati.

Per azzerare i criteri di ricerca cliccare il bottone "Reset Filtro".

4. Come si cancella una preparazione dal Registro Preparazioni ?

É possibile cancellare solo l'ultima preparazione memorizzata.

Per eliminare l'ultima preparazione cliccare sul bottone "Elimina Ultima".
Nella finestra "Elimina Preparazione" verranno visualizzati, se disponibili, i lotti e le quantità utilizzate all'interno della preparazione:
L'utente avrà la facoltà di scegliere se, cancellando la preparazione, Magistra dovrà ricaricare o meno le quantità delle sostanze utilizzate nei relativi lotti.

5. Come si cancella un intero anno di preparazioni ?

É possibile cancellare un interno anno di preparazioni impostando in "Anno Preparazione" un intervallo composto dal solo anno da eliminare (es. "DA" 2016 "A" 2016).

Dopo aver cliccato sul bottone "Filtro", sarà necessario premere sul bottone "Elimina Anno" e confermare gli avvisi che verranno proposti cliccando sul bottone "OK".

6. Vorrei riallestire una preparazione fatta qualche mese fa. Come posso fare?

Per ritrovare la preparazione da riallestire consultare la domanda n. 4.

Una volta individuata, cliccare due volte su di essa o sul bottone "Modifica".
Per far sì che la preparazione visualizzata possa essere riallestita e quindi preparata nuovamente, cliccare sul bottone "Tariffazione" in modo da rendere le informazioni inserite modificabili per effettuare una nuova registrazione.

Dopo aver apportato gli eventuali cambiamenti ( ad es. quantità delle sostanze, frasi in etichetta, nuovo cliente etc. ) è sufficiente selezionare le voci "Scarica Magazzino", "Copia Registro", "Foglio di Lavorazione" ed "Etichetta" per registrare la nuova preparazione ed ottenere un nuovo numero di registrazione.
Vari Argomenti
1. A cosa serve il Controllo del Registro Preparazioni nel menù "Utility" ?

Per la legge sulla privacy, nel "Registro delle Preparazioni" non dovrebbero essere presenti i nomi dei medici e dei pazienti nelle preparazioni con data di allestimento più vecchia di 6 mesi.

Il "controllo del Registro Preparazioni" permette di visualizzare le preparazioni anteriori ad una certa data (automaticamente viene inserita una data pari a 6 mesi da quella corrente) ed eventualmente di cancellare i nomi dalle suddette preparazioni.

2. Perché sul foglio di lavorazione non compare né il numero di preparazione né il numero del lotto ?

Durante l'allestimento di una formula, prima di effettuare la stampa del foglio di lavorazione, occorre registrare la stessa nel "Registro Preparazioni" selezionando l'opzione "Copia nel Registro" e scaricare le sostanze utilizzate selezionando l'opzione "Scarico Magazzino".

3. Come posso avere un resoconto economico delle preparazioni ?

Cliccare sul bottone "Preparazioni" per accedere al Registro delle Preparazioni e premere sul bottone "Resoconto" per accedere al resoconto economico delle preparazioni.

4. Quando devo stampare la Scheda Tecnica Officinale ?

La Scheda Tecnica Officinale va stampata solo per le preparazioni Officinali.

Costituisce la scheda tecnica di una preparazione, utilizzata come riferimento in quanto riporta la composizione quali-quantitativa, le modalità d’esecuzione, i controlli da effettuare, il periodo di validità.

5. Dove posso trovare la Guida Multimediale ?

Per consultare la "Guida Multimediale" cliccare sul menù "Aiuto" e poi sulla voce "Guida Multimediale"
Stampe Magazzino
1. Quando richiamo la stampa delle movimentazioni di una sostanza non visualizzo nessuna informazione: perché ?

La sostanza deve essere caricata in magazzino (deve essere presente almeno un LOTTO sul "Registro Materie Prime" ) e presente almeno in una preparazione registrata nel "Registro Preparazioni".

2. Cosa sono i prodotti sotto scorta ?

Per "prodotti sotto scorta" si intendono le sostanze a cui è stata impostata una giacenza minima e la cui quantità disponibile è inferiore alla soglia impostata.

Per ottenere la lista dei prodotti sotto scorta :
Cliccare sul menù "Magazzino", sulla voce "Prodotti Sotto Scorta" e sul bottone "Stampa".
Verrà visualizzata un anteprima con la lista di tutte i prodotti sotto scorta.

Se l'anteprima di stampa non restituisce nessun risultato, è possibile che nessuna sostanza sia sotto scorta oppure non sia stato inserito nessun valore nella casella "Minima" sulla scheda della sostanza.